前言：目前，学校各部门已经有较为系统的部门职责、岗位职责和部分工作标准，基本形成了部门常规工作的目标-标准链条，但还是存在很多部门的部门职责、岗位职责、工作标准逻辑层次不清晰、分解工作不到位、不具有可操作性可测量性等问题。需要进一步构建关联性、规范性、可操作、可检测的部门职责-岗位职责-工作标准链条，到达自己对自己进行诊断和改进的目的，并最终用于形成考核部门常规工作的考核标准。参考其他学校在这方面的先进经验，特编制此期操作实务供各部门参考，请各部门按照如下工作程序修订部门职责、岗位职责和工作标准。

 

编制部门工作职责职责、岗位职责和工作标准请按照以下三个步骤和示例进行，最终形成表1、2、6上交质管办。

步骤一：建立部门职责

提示：部门职责及部门日常工作的工作目标，部门职责以宏观为主，宜粗不宜细。一般经验，各职能部门中应该是教务处的职责数最多，在职责梳理的过程中，如果其他部门的职责大于教务处的职责数的话，意味着职责中还有归纳合并的空间。

 

 

表1 职能部门职责一览表（部门上交表格）

部门名称：        

步骤二：将部门职责分解为具体化的工作

提示：将部门的各项职责分解细化为具体化的工作时，要将职责作为整体先思考包含有哪些具体化的工作，然后再考虑这些具体化的工作安排在哪个岗位，最后再确定让谁做。而不是从某个人承接该项职责的思路进行具体化的工作，如果这样会导致分解不完整，部门的工作体系逻辑不清。

 

表2 职能部门岗位工作一览表（部门上交表格）

部门名称：         

 

表3 职能部门岗位工作一览表（示例）

部门名称：    教务处     

步骤三：对具体化的每项工作进行标准制订

提示1：将部门职责具体化为工作后，就要对具体化的每项工作进行标准制订，要使所确定的工作和工作标准明确具体，必须遵循SMART原则。SMART原则：S就是明确的，M是可量化的，A是可实现的，R是相关联的，T是有时限的。

 

表4 目标标准制订两种情况比较（示例）

 

目标标准制订形式1	目标标准制订形式2
进一步学习（模糊）	本学期内读完1本**书，撰写与工作相关的3个主题心得，提出解决工作中的**、**、**等3个问题的方法
对待工作表现专业 及时完成项目任务 把经费使用控制在预算之内 准时完成教材建设任务	3天内回答下级的问题 第一季度完成项目任务的20% 减少10%的预算 本年度完成教材建设任务的35%
增强服务意识	减少服务对象投诉，将投诉率由3%将到1.5% 将服务速度提高5%，使用“您好”“谢谢”等规范礼貌用语，采用规范的服务流程
为所有的老教师安排教学培训	3月份内对所有老教师进行课堂教学设计的培训，学员满意度达85%以上

 

提示2：工作标准要能量化的尽可能量化，不能量化的具体化，要用可测的语言进行描述。这样一是满足绩效考核的需要，二是便于信息技术应用，三是减少今后扯皮、推诿现象，确保考核客观公正。

工作标准应体现出统一性、协调性、适用性、稳定性、规范性等基本特点。从学校各部门的工作标准制订过程来看，存在工作任务与工作标准重复雷同；标准的描述模糊，不可操作，不能量化；对相当一段时间内不会变动的工作出现时效性等问题。同时，在术语、文字、符号、标点等应用规范性上也时常表现出随意性。部门工作标准问题与改进建议如下表4：

 

表5  部门工作标准制订过程中的问题与改进建议一览表（示例）

 

问题样例		问题与修改建议	修改后的工作标准
工作	工作标准
制订执行年度工作计划 制订年度安全工作计划	工作计划必须于2月份完成，全年对照执行。   年度工作计划于每年12月份完成。	1.每个部门都要年度工作计划制订工作，可在学院层面对此工作做统一界定。 2.用2月份表述时间，节点模糊，要明确，如2月底前3-5天内上报本年度工作计划	部门工作中不列入此项
建立文献信息检索系统	1.有图书馆门户网站。 2.有信息资源检索发现系统，并在门户网站显示。 3.保障读者24小时畅通使用检索发现系统和数字资源平台。	此处的标准1与标准2仍是常规工作的罗列。	1.有信息资源检索发现系统，并在门户网站显示。 2.保障读者24小时畅通使用检索发现系统和数字资源平台。
学生兵役登记和征兵工作	1．3月制订并实施年度兵役登记和征兵宣传工作方案。 2.3-6月组织实施兵役登记工作，兵役登记率80%以上。 3.6-8月开展征兵体检政审工作，零遗漏零错误 4.9月组织新兵欢送仪式。 5.10月开展新兵部队走访工作。 6.11月开展退役复学学生优秀事迹分享会。	此处标准仍是对前面工作的进度阐述，不是标准。	1.兵役登记和征兵宣传工作有计划、有安排，通知及时、无延误，兵役登记率在80%以上。 2.欢送新兵入伍有活动、有仪式，活动有记录，有音视频资料。 3.每年上半年组织新兵家属慰问和部队走访工作，走访对象不少于新兵家属和所在部队总数的30%。 4.每年11月份组织二级学院开展退役士兵优秀事迹分享会，活动有记录、有音视频资料。